„Brauchen wir das wirklich?“ ist eine berechtigte Frage. Die Antwort hängt weniger von der Betriebsgröße ab als davon, wie sehr dein Alltag von Computern, Handys und Software abhängt – und was es kostet, wenn sie ausfallen.
Wann lohnt sich ein externer IT-Betreuer?
Ein externer IT-Betreuer lohnt sich, wenn die versteckten IT-Kosten in deinem Betrieb höher sind als seine Rechnung. Versteckte Kosten sind zum Beispiel die Stunden, die du oder deine Mitarbeiter mit Druckerproblemen, Updates und Passwort-Resets verbringen, und die Zeit, in der niemand arbeiten kann, weil etwas nicht funktioniert.
Typische Anzeichen, dass es soweit ist:
- Der Chef oder die Chefin ist selbst die IT-Abteilung – abends, am Wochenende.
- Niemand weiß sicher, ob das Backup funktioniert.
- Es gibt keine Liste aller Geräte, Lizenzen und Zugänge.
- Neue Mitarbeiter warten Tage, bis Laptop und Konten bereit sind.
- Eine Förderung, Versicherung oder ein Kunde verlangt Nachweise zur IT-Sicherheit.
Wie rechne ich das konkret nach?
Statt mit Schätzungen zu arbeiten, nimm dir einen Monat Zeit und schreib mit. Dann rechnest du:
- Eigene Zeit: Stunden pro Monat, die du und dein Team mit IT verbringt, mal euer interner Stundensatz.
- Ausfallzeit: Stunden, in denen nicht gearbeitet werden konnte, mal Anzahl betroffener Personen, mal Stundensatz.
- Einzelaufträge: Was hast du im letzten Jahr für Notfall-Einsätze und Reparaturen bezahlt?
- Risiko: Was würde ein Tag Stillstand kosten – Umsatz, verschobene Termine, Vertragsstrafen?
Die Summe aus 1 bis 3 ist dein heutiger IT-Aufwand. Liegt sie in der Nähe einer Pauschalbetreuung, ist die Entscheidung einfach – denn mit Betreuung kommt Punkt 4, das Risiko, deutlich nach unten. Unsere Pauschalen findest du unter Preise.
Eigene IT-Fachkraft oder extern?
Eine eigene IT-Fachkraft lohnt sich erst, wenn genug Arbeit für eine volle Stelle da ist. Dazu kommt: Eine Person kann nicht alles wissen – Netzwerk, Microsoft 365, Branchensoftware, Datenschutz, Sicherheitsüberwachung – und ist auch mal krank oder auf Urlaub. Ein externer Betreuer bringt ein Team, Werkzeuge und Erfahrung aus vielen Betrieben mit. Für viele KMU ist eine Mischung ideal: eine interne Ansprechperson für den Alltag, ein externer Partner für Sicherheit, Wartung und Notfälle.
Worauf achten bei der Wahl des IT-Betreuers?
- Fixe, transparente Preise statt offener Stundenabrechnung für Routine.
- Reaktionszeit schriftlich festgehalten – und was „Notfall“ genau bedeutet.
- Fernwartung für schnelle Hilfe ohne Anfahrt, siehe Fernwartung.
- Dokumentation, die dir gehört: Zugänge, Netzwerkplan, Lizenzen.
- Nachweisbare Qualifikation, etwa Zertifizierungen im Bereich IT-Sicherheit oder das Gütesiegel Cyber Trust Austria.
- Regionale Nähe, wenn doch einmal jemand vor Ort sein muss.
Tipp: Prüfe vor dem Start, ob die Beratung über KMU.DIGITAL gefördert werden kann. Die Förderung muss in der Regel vor Projektbeginn beantragt werden.
Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich ein IT-Betreuer?
Es gibt keine feste Grenze. Schon ein Betrieb mit drei Arbeitsplätzen, Kundendaten und Branchensoftware hat genug zu verlieren. Ausschlaggebend ist die Abhängigkeit von der IT, nicht die Kopfzahl.
Verliere ich die Kontrolle, wenn ich die IT auslagere?
Nicht, wenn die Dokumentation und alle Admin-Zugänge auch bei dir liegen. Ein seriöser Betreuer besteht sogar darauf.
